06 Mar Custodia de la documentación de la comunidad por el secretario administrador – deber de información a los propietarios
CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS. El articulo 20 letra e) de la Ley de Propiedad Horizontal dispone que es competencia del Administrador cuando actúa como Secretario de la Junta, o del Secretario-Administrador cuando haya sido nombrado en Junta, “custodiar a disposición de los titulares la documentación de la Comunidad”.
Pudiendo el Presidente de la misma dar instrucciones en el sentido de ampliar o restringir las facultades del Secretario-Administrador en aras a la custodia de los documentos de la Comunidad, dado que el Presidente es el representante legal y máxima autoridad personal de la Comunidad de propietarios, tal y como preceptúa el articulo 13-3 de la Ley de Propiedad Horizontal, en adelante la LPH.
La puesta a disposición de los propietarios de la documentación de la Comunidad, puede obedecer a una necesidad puntual por parte de alguno o algunos de ellos, por ejemplo los titulares de los Bajos, que legitimamente pueden tener dudas sobre la imputación de un gasto determinado, cuyo concepto a juicio de los mismos presenta serias dudas sobre su aplicación a los titulares de los bajos.
Otras veces, puede obedecer a la necesidad de acreditar ante la Compañía de Seguros de la propia vivienda, la existencia de una factura por un siniestro cuyo coste no cubre el Seguro de la Comunidad, factura que da origen a girar una derrama general , que afecta a todos los copropietarios. Sin embargo en el clausulado del seguro particular de su vivienda se atribuye un derecho al titular de la misma a traspasar a su compañía de seguros la parte proporcional de la cuota que le ha correspondido abonar en concepto de derrama, para sufragar proporcionalmente el coste de la mencionada avería comunitaria. En el primer caso, con el consentimiento del Presidente, el Secretario-Administrador, o el propio Administrador, en sus funciones de Secretario, suele proporcionar una copia de la factura o facturas que solicitan los copropietarios referenciados, para que estos dispongan, a través del conocimiento de dichos documentos, de los elementos de juicio necesarios y adecuados, para poder clarificar, sí les corresponde o no el pago de la derrama girada a los titulares de los Bajos. Y en el supuesto de la documentación que le exige su Seguro doméstico al titular de la vivienda, como condición necesaria para poder abonarle la cantidad que constituya la parte proporcional del importe de la derrama abonada a la Comunidad por el mismo, se le hace entrega a dicho copropietario de la correspondiente factura acreditativa del importe total de la derrama, así como del coeficiente de participación del mismo en el importe total de la derrama. Caso distinto es el de la Convocatoria de una Junta General Ordinaria o Extraordinaria de propietarios en la que uno o varios propietarios exigen al Secretario-Administrador, la entrega previa de todos los datos, facturas, albaranes, extractos bancarios, que entiendan precisos para poder participar o deliberar en la mencionada Junta.
Respecto a este supuesto, está sentado por el Tribunal Supremo, (SS. de 16/04/ 93, 14 / 02 / 02, 28 / 02 / 05, 28 / 03 / 05,15/3/2010, 28/6/2011 entre otras, que la LPH, en su articulo 16, no concreta este derecho de información ni puede inferirse un derecho de información del comunero análogo al del socio de las sociedades mercantiles, ya que ello podría producir serios inconvenientes en su funcionamiento, y que la LPH solo contempla que la convocatoria contenga una descripción de la materia a tratar en el Orden del Día, con sus notas individualizadas, pero sin que quepa exigir la previa exhibición o remisión de documentos comprendiendo el derecho de información del Comunero el conocer previamente a la celebración de la Junta el Orden del Día, y, ya dentro de su desarrollo, los datos necesarios para poder deliberar y votar. Siguiendo a Jose Arturo Pérez Millares, Asesor juridico del Colegio Territorial de Administradores de Fincas de Valencia, queremos manifestar que: En los supuestos de solicitud de información desvinculada de una concreta convocatoria y teniendo en cuenta la existencia periódica de Juntas de Propietarios Ordinarias donde se rinden y aprueban las cuentas , y en donde los copropietarios pueden recibir aquellas explicaciones que estimen oportunas , es procedente entender que es en la Junta de Propietarios conforme al articulo 14 letras b y c, de la LPH, el momento y lugar donde corresponde realizar al Administrador la dación de cuentas, y su correspondiente aprobación, de forma que el derecho a ser informados los propietarios se cumple de forma ordinaria en las Juntas de Propietarios, al menos una vez al año conforme al articulo 16.1 de la LPH.
Y así lo ha entendido en relación a ejercicios ya cerrados y liquidados resoluciones como la del Tribunal Supremo de 16 de Abril de 1993, y, sí en la Junta ordinaria no se dan las explicaciones o información que fueren requeridas por los propietarios respecto a las cuentas sometidas a aprobación, tal y como dice la sentencia de la Audiencia provincial de Malaga de 30 de Noviembre de 2005, “el camino es la impugnación de la Junta, conforme al articulo 18 LPH, en los términos y plazos fijados en la Ley, pues una vez consentida la junta, el acuerdo deviene inimpugnable, pues la Ley no puede amparar peticiones relativas a documentos sobre acuerdos firmes y que recogen situaciones inamovibles. (Sentencia de la Audiencia Provincial de Madrid de 20 de Mayo de 2004)
Finalmente, hace constar el mencionado Asesor Juridico, Sr. Pérez Millares, que en Auto del Juzgado de Primera Instancia nº 5 de Sueca, de 24 de Febrero de 2009, y ante la petición por un comunero de la Comunidad de exhibición de documentos como diligencias preliminares a efectos de presentar posteriormente una demanda de rendición de cuentas , se resuelve por el Juez denegar dicha exhibición ya que “es en sede de Junta de propietarios donde debe efectuarse la dación de cuentas de la gestión social, realizada por los propios órganos que la propia Ley prevé expresamente. Entre ellos, la totalidad de los documentos cuya exhibición se pretende en aras a la presentación, en su caso, de una posible demanda de rendición de cuentas” Auto posteriormente confirmado por la Audiencia Provincial de Valencia, Sección Sexta, de 21 de Julio de 2009, rollo nº 438/2009. Sí se tratara del supuesto de petición de información de cuentas relativas al ejercicio en curso, del que todavía no se hubiese celebrado Junta ordinaria para su aprobación, o de petición de otro tipo de documentos (por ejemplo actas de las Juntas celebradas en un determinado año), no puede negarse u obstaculizarse el derecho de todo comunero a pedir al Secretario-Administrador la información que puntualmente precise, y así lo justifique conforme al articulo 20 letra e), de la LPH, pero también lo es a nuestro parecer y también al de la Sentencia de la Audiencia provincial de Madrid de 17 de Noviembre de 2003, que el derecho de información , tiene como limite la buena fe y la prohibición de un ejercicio antisocial o abusivo del derecho que con carácter general prescribe el articulo 7 del Código Civil, sin que un propietario, a titulo individual, pueda sustituir la función fiscalizadora de la Junta de propietarios.
Por todo ello, dicha petición de información y así lo entendemos, habrá de ajustarse a aspectos puntuales y concretos (por ejemplo exhibición de determinadas facturas, contratos, actas de Juntas, etc.) sin que sean aceptables genéricas e ilimitadas peticiones de información y documentación por encima de lo que es ordinario al resto de propietarios (como dice la Sentencia de la Audiencia provincial de Cantabria de 19 de Diciembre de 2005).
El secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios. Asimismo deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.
La consulta o gestión habrá de efectuarse conforme a los usos en el despacho del secretario-administrador, (art 1171 cc) – AP de Barcelona 24/10/2006 que el examen y revisión ha de hacerse en organos comunitarios y del modo menos costoso para la comunidad s 22-11-2004 – derecho a examinar documentación pero no a la entrega de material. aun mas restrictivo AP MALAGA – 11-11-14desde el punto de vista de protección de datos el administrador no puede negar al presidente documentación alguna, al ser el representante de la comunidad y firmar un acuerdo de confidencialidad con los miembros de la junta.
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Cases de Dret. Salvador Alcayna Domingo Licenciado en Derecho.