01 Ene EL SECRETARIO Y EL CONTENIDO DEL ACTA DE LA JUNTA DE VECINOS
En propiedad horizontal rige el principio de PROCURAR – LA CONSERVACION DE LOS ACUERDOS – salvo que los defectos sean en la forma de la votación y el resultado de la misma.
El contenido del acta de comunidades de propietarios
La junta es convocada por las personas que indica el art. 16 LPH – sin que se excluya a los morosos.
La representación puede ser por poder general o especial con indicación del sentido del voto,mero escrito firmado o incluiso de forma verbal en este caso necesita ratificación del poderdante ( STS 25-2-1988), el representado es un propietario presente a los efectos de impugnación.
No debe incluirse como punto del orden del día » aprobación ni lectura de la junta anterior » pues los acuerdos son los tomados en la misma asamblea,
O las mayorías cualificadas del art. 17 lph, por el voto presunto – positivo en30 dias – o negativo si lo indica de manera expresa.
Nunca se puede cambiar lo acordado en una asamblea anterior ( no se puede cambiar el sentido del acuerdo anterior en una posterior junta. ) ; lo que no significa que un punto no pueda volver a ser tratado como tal en nueva asamblea y volverlo a votar.
En ruegos y preguntas no se puede tomar acuerdos – SAP ASTURIAS 25-5-2015 – y no debe admitirse que se aporten documentos para justificar el voto.
No es admisible la votación secreta – STS 17-12-2001 – pues no se puede computar la cuota de participación y solo como excepción podría hacerse en una comunidad de 4 propietarios con la misma cuota del 25%.
CONTENIDO DEL ACTA
ART 19 LPH – refiere las constancia de los acuerdos y al resultado de las votaciones.
En definitiva deben obviarse todas las intervenciones ajenas al acuerdo debatido.
- Deben evitarse recoger expresiones que puedan suponer un ilícito penal. Se excluye de la condena al administrador que las recoge en SSTS 20/7/11, 30-12-2010, 3/6/2009 Y 2/10/08
Es esencial la identificación por si o representados y la cuota de participación pues el sistema de acuerdos es el de doble mayoría, propietarios y cuotas.
En todo caso es esencial e insubsanable el reflejo del resultado preciso de la votación, con indicación de los votos a favor y en contra y la cuota de participación que representa cada voto SSAP DE MALAGA 8/2/2011, MADRID 23-6-2010 Y 28/7/2009.
Expresar los acuerdos de forma simple, exhaustiva y diáfana, sin necesidad de las intervenciones de cada propietario.
-FIRMA DEL ACTA –
El TS HA RESUESTO que no se produce la nulidad de la junta y de sus acuerdos que contienen la falta de la firma del presidente y secretario y que el defecto es subsable en la siguiente junta STS 20-4-15.
No es necesaria la firma de los asistentes al cierre del acta STS 22/12/2009.
LIBRO DE ACTAS –
Es suficiente acreditar la formalización del titulo constitutivo de una comunidad de propietarios con elementos comunes para legalizar su libro de actas, aunque no conste en escritura pública ni Registro alguno. RDGRN de 8/8/2014.
¿ Se obliga al Secretario a recoger todas las manifestaciones que viertan los vecinos, incluso aquellas que puedan resultar injuriosas ? No, el cargo se Secretario, no obliga a reflejar todo lo que quieran los vecinos, si no tan solo el resultado de los acuerdos y por lo tanto evitando cualquier mención personal que pudiera resultar hiriente o injuriosa, no aceptando plegarse ante actitudes exigentes de inclusiones en el acta, la tan oida “ que conste en acta que… “ , pues solo el secretario debe decidir lo que refleja en la misma sobre la base de los puntos del orden del día a tratar y los acuerdos tomados sobre los mismos, obviando los acalorados debates que puedan surgir entre vecinos y mucho más las injurias que se pudieran proferir, bastando con decir “ tras la distintas intervenciones se llego al siguiente acuerdo…. “ Pues lo contrario, conlleva al secretario a la perdida del tiempo en juicios entre vecinos y con su firma en el acta como prueba de los hechos, que nada tienen que ver con el orden del día, prolongando las situaciones desagradables más allá de lo deseado. Como refleja la sentencia del TS. que a continuación citamos el Secretario, no es Notario, ni el escribiente o taquígrafo de aquellos que quieren hacer constar en acta lo que les venga en gana, el secretario debe tener la libertad de redactar el acta sobre la base del orden del día y de los acuerdos que sobre el mismo se tomen.
Artículo 19 1. Los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en la forma que reglamentariamente se disponga.
2. El acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias: a) La fecha y el lugar de celebración. b) El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido. c) Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria. d) Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación. e) El orden del día de la reunión. f) Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.
3. El acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes.
Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario. El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el art. 9.
Serán subsanables los defectos o errores del acta siempre que la misma exprese inequívocamente la fecha y lugar de celebración, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, así como las cuotas de participación que respectivamente suponga y se encuentre firmada por el presidente y el secretario. Dicha subsanación deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios, que deberá ratificar la subsanación.
4. El secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios. Asimismo deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones. * El plazo de 10 días para cerrar el acta no es un plazo de caducidad, Ni puede exigirse responsabilidad al administrador salvo que haya sido realizado con la intencion de perjudicar ( Segun Magro Servert ).
Tribunal Supremo Sala 1ª, S 2-10-2008, nº 857/2008, rec. 1454/2002 Pte: Almagro Nosete, José
Resumen El TS declara que no ha lugar al recurso de casación, compartiendo el criterio de la sentencia recurrida de estimar que el secretario de la comunidad de propietarios no incurrió en la intromisión ilegítima en el derecho al honor del actor que éste le imputa, ya que dicho demandado se limitó a cumplir con la obligación de remitir las copias del acta a los copropietarios, ello a pesar de que efectivamente se recojan en dicha acta las expresiones injuriosas que afectaron a la reputación profesional del actor y por las que fue condenado el codemandado que las vertió en la reunión de vecinos.
El Juzgado dictó sentencia cuyo fallo dice textualmente:»Fallo: Que estimo la demanda formulada por la representación de D. José María frente a D. Imanol; en consecuencia, declaro a dicho codemandado como autor de una intromisión ilegítima en el derecho fundamental al honor del actor, condenándole a estar y pasar por tal declaración y a rectificar sus palabras, verbales y escritas, mandando que a su costa se notifique fehacientemente la sentencia que se dicte a cada uno de los propietarios del Edif. direccion000 y se exponga en el Tablón de Anuncios de la Comunidad de Propietarios del Citado Edif., debiendo, además, indemnizar a D. José María en la suma de 150.000 ptas., todo ello con expresa imposición de las costas causadas a dicho codemandado. Que debo absolver y absuelvo al codemandado D. Alberto de los pedimentos interesados de contrario, debiendo ser de cuenta del actor las costas originadas al mismo». El demandado, en efecto, actuó como Secretario en la Junta de Propietarios en la que el Sr. Imanol profirió las expresiones injuriosas calificadas así en la instancia, recogiendo en el acta, como es cometido del Secretario, los hechos relevantes que se produjesen en el desarrollo de la reunión. De hecho, el art. 19 de la Ley 49/1960, de 21 de julio, de Propiedad Horizontal, ley vigente en el momento en que se celebró la Asamblea, establecía el contenido del acta, levantada por el Secretario y firmada por éste y por el Presidente.
Si bien no se exponía en él suficientemente qué había de ser expresar el referido documento, pues se limitaba al establecimiento de unos contenidos mínimos, la jurisprudencia entendió que en el acta había de recogerse el contenido de los acuerdos, sin que los defectos formales apuntados por el recurrente -falta de consignación de determinadas cuestiones- lleve a la invalidez del acta, como establece, entre otras, la Sentencia de 2 de julio de 2008. Ello se compadece con la idea general de que el Secretario recoja en el acta aquellas cuestiones que se planteen y que tengan cierta relevancia para la Comunidad de Propietarios, sin que pueda exigirse al Secretario -elegido de entre los propietarios democráticamente- una formación jurídica que le haga deudor de una diligencia en el conocimiento de la ley que le permita dilucidar qué concretas cuestiones de entre las muchas que se debaten en el seno de las, a menudo, acaloradas reuniones de las Asambleas de Propietarios, puedan tener un eventual valor impugnatorio para los asistentes.
Extraer otra conclusión sería atribuir al Secretario de la Asamblea una función cercana a la del fedatario público, Notario o Secretario Judicial, a quienes, por su formación en derecho y superación de pruebas de acceso por oposición, se les presupone un conocimiento exhaustivo de la ley y, por tanto, del contenido de sus actas, que han de reflejar sólo aquello que tenga relevancia jurídica dentro del ámbito de su función.
Obvia interesadamente la parte recurrente ya desde la demanda, que en el tantas veces traído acta del Secretario no se recoge la expresión del Sr. Imanol de forma aislada, sino que, de la lectura de tal documento se extrae el conocimiento más o menos aproximado del conflicto intervecinal que subyacía en la reunión, pues en el acta se exponen otras expresiones verbales como «ladrón»,»que la democracia hay que cumplirla en todos sus términos, saberla entender y no aplicarla caprichosamente como a uno le viene en gana, tal y como ha ocurrido en este caso»,»fuera, fuera».
Prescindiendo de las valoraciones de parte, lo cierto es que el acta se convierte en una transcripción más o menos literal de lo que aconteció en la reunión, convirtiéndose el Secretario en expositor de los hechos, sin valorarlos, identificando en todo momento el autor de las palabras transcritas, y permitiendo a todos los propietarios, asistentes o no, tener un conocimiento fidedigno de lo que ocurrió en dicha Asamblea. No puede negarse la utilidad e interés que para los propietarios puede tener dicho acta en relación con las cuitas internas y las diferentes críticas y posturas de un sector de los propietarios frente a la labor directiva desarrollada
. Por otra parte, en cuanto a la difusión del acta entre los propietarios, considerada por el recurrente como una forma de difamación, esta Sala, en un asunto semejante -si bien en aquel no se apreció lo injurioso de lo expuesto por el vecino cuya expresión se recogió en el acta-, en relación a la difusión del acta entre los vecinos, se dijo que «de otra parte a causa de que no constando que las tan citadas manifestaciones hubiesen tenido más trascendencia que la derivada de su constancia en el acta a que se viene haciendo mención y de la comunicación de ella a los copropietarios asistentes y no asistentes, que es la normal conducta del régimen de copropiedad establecido por el régimen de la propiedad horizontal, no puede dársele la consideración divulgatoria que demanda el repetido número 7 del artículo 7 de la Ley 1/1982, de 5 de mayo, para producir situación de intromisión ilegítima, dado que divulgar al respecto no es el dejar constancia de algo con relación documentada proyectada exclusivamente a las personas afectadas e interesadas en el acto en que aquellas manifestaciones de orden estrictamente informativas fueron producidas, sino propagarlo a terceros con publicidad rebasante de ese simple aspecto informativo en indudable acto intencional -no apreciable en el presente caso- de vejar el honor de una persona» (Sentencia 5 de mayo de 1988).
Como dijera esta Sala, y ahora se reitera, la difusión del acta no puede ser considerada un acto difamatorio, pues forma parte de la normal conducta del régimen de propiedad horizontal, por consistir en poner en conocimiento exclusivamente de las personas interesadas lo sucedido en la Asamblea de Propietarios. El interés general, la falta de ánimo difamatorio y lo limitado del ámbito de difusión, unido al principal argumento de que el acta es el producto de la función legal atribuida al Secretario, quien actúa en cumplimiento de su deber, impide la estimación del motivo, por entenderse que la Sentencia recurrida no incurre en vulneración alguna de los preceptos legales invocados.
Jose Villanueva
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